Strategien, um Frühfluktuation zu reduzieren

Ausgangslage

Organisationen der Sozialen Arbeit berichten von Schwierigkeiten, passende Fachpersonen für offene Stellen zu finden. Gleichzeitig stellt eine hohe und oft frühe Fluktuation viele Organisationen vor Herausforderungen. Im Projekt «StellenEva» haben wir deshalb nicht nur die Perspektive der Organisationen untersucht, sondern auch jene von Mitarbeitenden und Stellensuchenden. Ziel war es, besser zu verstehen, was es aus beiden Perspektiven braucht, um Stellen nachhaltig zu besetzen und Mitarbeitende längerfristig zu binden.

Methodisches Vorgehen

Im Teilprojekt Matching untersuchten wir gemeinsam mit sieben Praxisorganisationen ihre Rekrutierungs- und Onboardingprozesse. Wir wollten herausfinden, wie Organisationen die kritischen Phasen der Personalgewinnung und Einarbeitung gestalten und wo sie selbst Ver-besserungspotenziale sehen. Um diese Fragen zu beantworten, führten wir drei Workshops mit den sieben Organisationen durch und interviewten Angestellte, die an Rekrutierungs- und Onboardingprozessen beteiligt sind. Die Workshops fanden im Herbst 2024 und im Herbst 2025 statt; die Interviews im Frühling 2025.

Parallel dazu führten wir im Teilprojekt Nachhaltigkeit qualitative Interviews mit neun Mitarbeitenden aus den sieben Organisationen sowie mit vier Stellensuchenden. Auch diese Interviews fanden im Frühling 2025 statt. Wir untersuchten, wie die Interviewten den Bewerbungsprozess, den Stellenantritt und die erste Zeit in der Organisation erlebt haben und was aus ihrer Sicht zu einer langfristigen Bindung beiträgt.

Perspektive der Organisationen

Herausforderungen im Recruitment

Organisationen sehen die grösste Schwierigkeit darin, passende Bewerber*innen zu erreichen und sie für sich zu gewinnen. Gleichzeitig bewegen sie sich in einem Spannungsfeld: Sie möchten ihre Organisation und den Arbeitsalltag möglichst realistisch darstellen. Dabei auch die schwierigeren Seiten oder Nachteile authentisch aufzuzeigen, kann sich aber negativ auf die Attraktivität auswirken. Hier braucht es eine gute Balance. Hinzu kommt, dass sich die Verantwortlichen häufig nicht ganz im Klaren darüber sind, welche Kompetenzen und Profile sie tatsächlich suchen. Diese Unklarheit setzt sich im Auswahlprozess fort. Viele Organisationen treffen ihre Entscheidungen daher eher aufgrund von Bauchgefühl als auf der Basis klarer Kriterien.

Hürden im Onboarding

Auch beim Onboarding zeigen sich deutliche Herausforderungen. Viele Organisationen verfügen über wenig Zeit und begrenzte Ressourcen, um neue Mitarbeitende sorgfältig einzuarbeiten. Zudem fehlt es oft an Erfahrung und klaren Strukturen. Rollen und Zuständigkeiten sind nicht immer eindeutig definiert. Während die fachliche Einführung meist gut organisiert ist, bleibt die soziale Integration oft unstrukturiert. Aus dem Druck heraus, bestehende Teams zu entlasten, setzen viele Organisationen den Fokus darauf, neue Mitarbeitende möglichst schnell einsatzfähig zu machen. Die Folge ist jedoch eine hohe Informationsdichte in kurzer Zeit. Dies kann Stress auslösen und das Ankommen im Team erschweren.

Perspektive Arbeitnehmende und Stellensuchende

Bewerbung und Stellenantritt

In der Studie hat sich gezeigt, dass Stellensuchende sich bei der Wahl, auf welche Stellen sie sich bewerben, an zwei zentralen Kriterien orientieren. Einerseits zählen motivationale Aspekte wie Arbeitsinhalte, persönliche Interessen und berufliche Werte. Andererseits spielen pragmatische Faktoren wie Arbeitsbedingungen, Pensum oder Arbeitsweg eine wichtige Rolle.

Für die Entscheidung, eine Stelle anzunehmen, gibt jedoch häufig das persönliche Erleben im Bewerbungsprozess den letzten Ausschlag. Die Befragten betonen die Bedeutung von Sympathie, eines respektvollen Umgangs und eines angenehmen Gesprächsklimas. Sie reagieren zurückhaltend auf Situationen, die sie als distanziert oder prüfend erleben.

Gründe für frühzeitiges Gehen (Frühfluktuation)

Die Interviews zeigen ein klares Bild: Frühzeitige Kündigungen hängen selten mit strukturellen Faktoren wie Lohn oder Arbeitszeiten zusammen. Viel häufiger nennen die Befragten Unzufriedenheit mit der Führung, der Organisationskultur oder dem Teamklima als Kündigungsgründe. Auch Überforderung im ersten Anstellungsjahr spielt eine zentrale Rolle. Viele Befragte sind überzeugt, dass sich Frühfluktuation vermeiden liesse. Sie nennen insbesondere eine bessere Einarbeitung, eine realistische Arbeitsbelastung und mehr Wertschätzung als zentrale Ansatzpunkte.

Einfluss auf die Mitarbeitendenbindung

Der Bewerbungsprozess beeinflusst die spätere Bindung stärker, als oft angenommen wird. Der erste Eindruck wirkt nach. Bewerbende achten besonders darauf, ob sie die Organisation als authentisch erleben und einen realistischen Einblick in den Arbeitsalltag erhalten. Wenn das durch die Organisation im Bewerbungsprozess vermittelte Bild nicht mit den tatsächlichen Erfahrungen nach Stellenantritt übereinstimmt, kann dies zu Unzufriedenheit führen.

Eine noch wichtigere Rolle spielt jedoch die Einarbeitung. Klare Prozesse, transparente Zuständigkeiten und eine gute Orientierung im Betrieb unterstützen diesen Prozess massgeblich. Langfristige Bindung entsteht vor allem durch tragfähige Beziehungen, eine offene Kommunikationskultur und eine wertschätzende Teamatmosphäre. Für das Zugehörigkeitsgefühl neuer Mitarbeitender ist es dabei förderlich, wenn Teams sie aktiv integrieren und ihnen genügend Zeit für das soziale Ankommen lassen. Viele Befragte berichten jedoch, dass genau diese Elemente in ihrer Einarbeitung gefehlt haben.

Diskrepanzen zwischen den Perspektiven

Die Ergebnisse zeigen mehrere Spannungsfelder zwischen den Perspektiven von Organisationen und Mitarbeitenden. Organisationen legen im Recruitment grossen Wert auf die Gewinnung geeigneter Kandidat*innen und die schnelle Besetzung offener Stellen. Stellensuchende achten hingegen stärker auf das persönliche Erleben im Bewerbungsprozess und auf die Passung zu ihren Werten. Auch beim Onboarding zeigen sich Unterschiede. Organisationen fokussieren häufig auf eine schnelle Einsatzfähigkeit neuer Mitarbeitender. Mitarbeitende wünschen sich dagegen mehr Zeit für Orientierung, Beziehungsgestaltung und fachlichen Austausch. Ein weiteres Spannungsfeld betrifft die Darstellung der Organisation im Bewerbungsprozess. Während Organisationen versuchen, attraktiv aufzutreten, erwarten Bewerbende vor allem Authentizität und realistische Einblicke. Diese Diskrepanzen können dazu führen, dass Erwartungen geweckt werden, die dann nicht erfüllt werden. Dies erhöht das Risiko von Unzufriedenheit und Frühfluktuation.

Fazit

Nachhaltige Stellenbesetzungen hängen nicht allein von der Anzahl Bewerbungen ab. Unsere Untersuchung zeigt, dass Organisationen viel dazu beitragen können, wenn sie ihre Rekrutierungs- und Onboardingprozesse bewusst gestalten.

Der Bewerbungsprozess prägt von Anfang an den ersten Eindruck und beeinflusst die spätere Bindung. Durch eine authentische, wertschätzende und transparente Kommunikation ermöglichen Organisationen den Bewerbenden, einen realistischen Einblick in die Organisation und ihre späteren Aufgaben, allenfalls aber auch in schwierigere Aspekte der Arbeit zu erhalten.

Eine klare Definition der benötigten Kompetenzen fördert eine gute Passung. Dies fördert eine nachhaltigere Stellenbesetzung und führt damit längerfristig zur Einsparung von Ressourcen (für wiederholte Rekrutierungsprozesse, Konfliktmanagement etc.).

Eine grosse Rolle spielt auch das Onboarding. Indem Organisationen den Einstieg neuer Mitarbeitender strukturiert gestalten, können sie viel dazu beitragen, Frühfluktuation zu vermeiden. Dabei ist es wichtig, ausreichend Zeit für die Einarbeitung zu gewähren und allenfalls zu Beginn die Arbeitslast zu reduzieren. Kollegiale Begleitung, eine gelebte Willkommenskultur und Wertschätzung im Arbeitsalltag geben neuen Mitarbeitenden Sicherheit und ermöglichen ihnen, sich schnell als Teil des Teams zu erleben.

Diese wichtigen sozialen Aspekte und Handlungsspielräume werden bislang von den Organisationen beim Recruitment und beim Onbarding in der Tendenz noch vernachlässigt. Das Projekt «StellenEva» zeigt damit konkrete Ansatzpunkte auf, wie Organisationen ihre Prozesse weiterentwickeln können.